后疫情時(shí)代，云簽約很大程度上成了政府和企事業(yè)單位開展項(xiàng)目招引、項(xiàng)目簽約工作的主要方式。那么，好多工作人員就問了，云簽約怎么簽約？關(guān)于這個(gè)問題，大家可能關(guān)心的更多的是云簽約操作的技術(shù)問題，諸如，云簽約用什么系統(tǒng)軟件，云簽約系統(tǒng)如何操作等等。作為簽約活動(dòng)負(fù)責(zé)人，除了要考察云簽約系統(tǒng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)問題和會(huì)務(wù)公司技術(shù)保障能力外，需要考慮很多東西，比如，云簽約的活動(dòng)需求、預(yù)期目標(biāo)，主辦方人員如何和會(huì)務(wù)公司分工配合等。下面筆者將從云簽約活動(dòng)主辦方和云簽約儀式活動(dòng)承辦方的角度來分別講一下云簽約活動(dòng)怎么操作。
▲嘉賓手按大屏幕現(xiàn)場啟動(dòng)簽約儀式
云簽約活動(dòng)主辦方
1、確定會(huì)議需求及活動(dòng)預(yù)算（沒有明確預(yù)算的可由會(huì)務(wù)公司根據(jù)甲方需求報(bào)價(jià)并協(xié)商），成立會(huì)務(wù)組，明確成員分工。
2、考察聯(lián)系一家可靠的會(huì)務(wù)公司，簽訂合作協(xié)議。部分企事業(yè)單位可以按照單位規(guī)定，通過公開招投標(biāo)方式選擇一家會(huì)議服務(wù)公司。
3、與會(huì)務(wù)公司溝通云簽約活動(dòng)策劃執(zhí)行方案，修訂方案，確認(rèn)方案。
4、會(huì)務(wù)組配合會(huì)務(wù)公司調(diào)度會(huì)議活動(dòng)相關(guān)資源，聯(lián)系簽約儀式參會(huì)嘉賓。
5、監(jiān)督會(huì)務(wù)公司簽約活動(dòng)會(huì)場、云會(huì)場搭建進(jìn)度及效果，并及時(shí)保持溝通。
6、進(jìn)行云簽約儀式彩排。
7、云簽約儀式活動(dòng)執(zhí)行。按照云簽約活動(dòng)方案里的會(huì)議議程進(jìn)行。
8、云簽約儀式會(huì)后總結(jié)。
云簽約活動(dòng)承辦方
1、和活動(dòng)主辦方（甲方）溝通并確認(rèn)需求。
2、考察、預(yù)訂會(huì)議場地，策劃云簽約會(huì)議活動(dòng)方案，與甲方溝通方案，修改確認(rèn)方案。
3、會(huì)議物料設(shè)計(jì)制作、采購。
4、會(huì)場搭建、設(shè)備道具布置。會(huì)場搭建布置一般包括線下會(huì)場和云會(huì)場兩個(gè)部分。一些大型云簽約活動(dòng)又設(shè)置了多個(gè)線下會(huì)場，且會(huì)場分布在多個(gè)城市，甚至有海外會(huì)場或外國嘉賓。云會(huì)場就是大家關(guān)心的云簽約系統(tǒng)軟件了。伍方云簽約會(huì)議系統(tǒng)支持多方多人遠(yuǎn)程視頻連線互動(dòng)，線下會(huì)場多機(jī)位拍攝，簽約過程實(shí)時(shí)直播。
5、配合甲方會(huì)務(wù)組進(jìn)行云簽約彩排。指揮協(xié)調(diào)場控人員、主持人、遠(yuǎn)程連線嘉賓、禮儀人員、酒店場館工作人員等。
6、云簽約儀式活動(dòng)執(zhí)行。做好會(huì)議流程的把控，注意與甲方會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)人保持溝通，有臨時(shí)變動(dòng)事項(xiàng)，及時(shí)與主控臺人員、主持人、禮儀人員、后場人員等做好協(xié)調(diào)配合。簽約過程中，使用了云簽約系統(tǒng)的，要安排專人負(fù)責(zé)云簽約系統(tǒng)管理。使用了直播系統(tǒng)的，尤其是多場地、多鏡頭直播，要注意做好導(dǎo)播、視頻脫敏處理工作。
7、云簽約活動(dòng)結(jié)束，退場工作。
8、會(huì)后復(fù)盤總結(jié)。
▲云簽約系統(tǒng)實(shí)時(shí)呈現(xiàn)兩地遠(yuǎn)程簽約場景
看了以上云簽約活動(dòng)策劃執(zhí)行的基本流程事項(xiàng)，你可能還是不知道云簽約怎么簽約。這里筆者講一下云簽約儀式核心操作——簽字環(huán)節(jié)。
在不同的云簽約項(xiàng)目中，大家進(jìn)行云簽約的操作方式各有不同。按照簽字方式，一般可分為兩種。
一、"云簽約系統(tǒng)+平板/手機(jī)設(shè)備"形式。即簽約人在指定編號的Pad設(shè)備或者手機(jī)打開指定簽約鏈接界面簽字，系統(tǒng)實(shí)時(shí)捕捉簽字筆跡，在大屏幕呈現(xiàn)，并直播到全網(wǎng)。
▲Pad電子簽約方式
二、"紙質(zhì)協(xié)議/簽約本+特寫鏡頭拍攝直播"形式。即簽約各方在提前準(zhǔn)備好的簽約本、紙質(zhì)協(xié)議上簽字，安排特寫鏡頭進(jìn)行拍攝直播。
▲嘉賓現(xiàn)場紙質(zhì)簽約
兩種云簽約操作雖然都借助了直播技術(shù)進(jìn)行視頻互動(dòng)，但使用云簽約系統(tǒng)的簽約儀式，實(shí)現(xiàn)了完全無接觸電子化操作，科技感更強(qiáng)。當(dāng)然，可以在實(shí)際操作中，對兩種云簽約方式進(jìn)行結(jié)合。簽約人數(shù)較多，不方便聚集簽約的項(xiàng)目采用云簽約系統(tǒng)遠(yuǎn)程電子簽約。嘉賓出場的采用紙質(zhì)簽約。
寫在最后
一場成功的云簽約儀式活動(dòng)，離不開一家專業(yè)可靠的會(huì)務(wù)公司。云簽約儀式不僅對會(huì)議策劃、活動(dòng)執(zhí)行水平有專業(yè)要求，云簽約系統(tǒng)方案的安全可靠性也至關(guān)重要。我們在云簽約活動(dòng)服務(wù)中，一定做細(xì)方案、做足預(yù)案，認(rèn)真彩排，以滴水不漏、更快響應(yīng)、更佳效果、更安全保障的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，給活動(dòng)主辦方和參會(huì)者呈現(xiàn)一場精彩的、充滿儀式感的簽約儀式。
（文章作者：鄧興）
