▲會(huì)議速記
在日常工作中，會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議記錄是兩種常見(jiàn)的會(huì)議文書，但很多人卻混淆使用。事實(shí)上，這兩者在性質(zhì)、寫法和功能上都有著本質(zhì)區(qū)別。下面杭州會(huì)議服務(wù)公司伍方從“法律地位”“內(nèi)容特點(diǎn)”“寫作方式”“功能作用”“形成時(shí)間”“格式”“歸檔要求”等方面加以說(shuō)明。
一、性質(zhì)與法律地位的差異
會(huì)議記錄是會(huì)議情況的原始記錄，它屬于事務(wù)文書，只是會(huì)議內(nèi)容的客觀紀(jì)實(shí)材料，不是正式公文。會(huì)議記錄一般不公開(kāi)，無(wú)須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔。會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t是正式的公文文種，是法定行政公文。它用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)，具有行政約束力，通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。這一性質(zhì)差異決定了兩者在法律地位和應(yīng)用場(chǎng)景上的根本不同。會(huì)議記錄強(qiáng)調(diào)原始性和客觀性，而會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t具有權(quán)威性和指導(dǎo)性。
二、內(nèi)容特點(diǎn)與寫作方式
會(huì)議記錄的內(nèi)容要求原原本本記錄原文原意，無(wú)選擇性、提要性，越詳細(xì)越好。它必須隨著會(huì)議進(jìn)程實(shí)時(shí)進(jìn)行，力求完整還原會(huì)議全過(guò)程。記錄人員需要準(zhǔn)確記錄會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、主持人等基本信息，以及發(fā)言內(nèi)容、爭(zhēng)議焦點(diǎn)、決議事項(xiàng)等動(dòng)態(tài)信息。
會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t有選擇性、提要性，不一定要包含所有會(huì)議內(nèi)容。它是在會(huì)議結(jié)束后，基于會(huì)議記錄加工整理而成，集中反映會(huì)議的精神實(shí)質(zhì)，具有高度的概括性和鮮明的政策性。會(huì)議紀(jì)要通常采用第三人稱寫法，以“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議指出”、“會(huì)議決定”等表述主體，反映與會(huì)人員的集體意志和意向。
三、功能作用與使用對(duì)象
會(huì)議記錄的功能主要體現(xiàn)在資料存檔和備查方面。它不具備指導(dǎo)工作的作用，一般不向上級(jí)報(bào)送，也不向下級(jí)分發(fā)，主要作為內(nèi)部資料用于進(jìn)一步研究問(wèn)題和檢查總結(jié)工作的依據(jù)。
會(huì)議紀(jì)要經(jīng)過(guò)上級(jí)機(jī)關(guān)審批后，可作為正式文件印發(fā)，有的還直接在報(bào)刊上發(fā)表，讓有關(guān)單位貫徹執(zhí)行，因此它對(duì)工作有指導(dǎo)作用。
會(huì)議記錄遵循“有會(huì)必錄”的原則，凡屬正式會(huì)議都要作記錄；而會(huì)議紀(jì)要主要記述重要會(huì)議情況，只有當(dāng)需要向上級(jí)匯報(bào)或向下級(jí)傳達(dá)會(huì)議精神時(shí)，才有必要將會(huì)議記錄整理成會(huì)議紀(jì)要。
四、形成時(shí)間與處理流程
會(huì)議記錄是會(huì)議期間的實(shí)時(shí)產(chǎn)物，記錄人員需要隨會(huì)議進(jìn)程進(jìn)行記錄，保證記錄的即時(shí)性和準(zhǔn)確性。會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t是會(huì)后整理的成果，需要在會(huì)議結(jié)束后，對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行提煉、歸納和加工，形成有條理、有重點(diǎn)的公文。在處理流程上，會(huì)議記錄通常由記錄人員在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)完成，經(jīng)主持人審閱簽字后存檔；而會(huì)議紀(jì)要需要經(jīng)過(guò)起草、審核、簽發(fā)等正式公文處理程序。
五、格式與歸檔要求的區(qū)別
會(huì)議記錄的格式相對(duì)簡(jiǎn)單，主要包括會(huì)議基本情況（名稱、時(shí)間、地點(diǎn)等）和會(huì)議內(nèi)容（發(fā)言、決議等）兩部分。會(huì)議記錄一般使用專用記錄本或記錄表格，記錄者需簽名。會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t有嚴(yán)格的公文格式要求，包括標(biāo)題、文號(hào)、正文、結(jié)尾等部分。標(biāo)題通常采用“會(huì)議名稱+紀(jì)要”的形式，正文需要概括會(huì)議主要內(nèi)容、議定事項(xiàng)等。
在歸檔方面，重要會(huì)議的會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要都需要作為永久檔案保管。根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件。
六、實(shí)用指南與常見(jiàn)誤區(qū)
1.會(huì)議記錄的實(shí)用技巧
記錄人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，準(zhǔn)備好記錄位置和工具；掌握“一快、二要、三省、四代”的技巧——記得快、擇要而記、正確使用省略法、用簡(jiǎn)便寫法代替復(fù)雜寫法。重點(diǎn)記錄會(huì)議中心議題、爭(zhēng)議焦點(diǎn)、權(quán)威人士言論、總結(jié)性言論以及議決事項(xiàng)等關(guān)鍵內(nèi)容。
2.會(huì)議紀(jì)要的寫作方法
可采用集中概述法（適用于小型會(huì)議）、分項(xiàng)敘述法（適用于大中型會(huì)議）或發(fā)言提要法（需要反映不同意見(jiàn)時(shí)）。寫作時(shí)要突出中心，注意吸收正確意見(jiàn)，做到條理化、理論化，同時(shí)忠于會(huì)議實(shí)際內(nèi)容。
3.常見(jiàn)誤區(qū)提醒
避免將會(huì)議記錄簡(jiǎn)單等同于會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要不是會(huì)議記錄的簡(jiǎn)單精簡(jiǎn)版，而是對(duì)會(huì)議精神的提煉和升華。注意會(huì)議紀(jì)要以第三人稱表述，反映集體意志而非個(gè)人觀點(diǎn)。
寫在最后
正確區(qū)分并應(yīng)用會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議記錄，能夠顯著提升會(huì)議效率和執(zhí)行力。會(huì)議記錄是會(huì)議過(guò)程的真實(shí)還原，是組織記憶的基石；會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議精神的精煉總結(jié)，是行動(dòng)指南的依據(jù)。只有根據(jù)實(shí)際需要選擇合適的會(huì)議文書形式，才能讓每一次會(huì)議都產(chǎn)生真正價(jià)值，而非流于形式。
（文章作者：鄧興）
